OBLIGATION DE VIGILANCE ET GESTION DU RISQUE FOURNISSEURS

LUTTE CONTRE LE TRAVAIL DISSIMULÉ / OBLIGATION DE VIGILANCE : LES ENJEUX ET LES RISQUES
PRÉSENTATION DE L'OBLIGATION DE VIGILANCE
Vis à vis des fournisseurs ≥ 5000€ HT/an (7 minutes)
Notre entreprise, en sa qualité de donneur d’ordres doit dorénavant, dans le cadre de la lutte contre le travail dissimulé, pour tous ses fournisseurs ≥ à 5000 € HT de CA/an, se faire remettre tous les 6 mois plusieurs documents et vérifier leurs authenticités.

Le non-respect de cette obligation de vigilance peut avoir des risques financiers importants et cumulables en cas de contrôle :
  • Remboursement de 3 ans de CICE et de toutes les aides de l’Etat
  • Etre condamné à payer solidairement les cotisations sociales et patronales de nos fournisseurs défaillants
  • Une amende de 75 000 € pour manque de diligence
Face aux risques encourus, notre entreprise a décidé de mettre en place une procédure rigoureuse vis-à-vis de ses fournisseurs avec la plateforme DECLARATIONS LEGALES partenaire national de l'UNIS
Télécharger la présentation de la procédure
1 - LA PLATEFORME DECLARATIONS LEGALES VA NOUS ACCOMPAGNER DANS LA MISE EN PLACE DE CETTE PROCEDURE pour nous permettre de répondre à ces nouvelles obligations et ne pas les oublier tous les 6 mois pour renouveler ces contrôles obligatoires vis-à-vis de nos fournisseurs. La plateforme va ainsi éviter aux collaborateurs de notre entreprise de passer un temps administratif considérable à une tache non productive (compter 2 à 3 heures par an / fournisseur).


2 - NOUS ALLONS DEMANDER A NOS FOURNISSEURS DE NOUS ACCOMPAGNER DANS CETTE DEMARCHE : En tant que client et dans le cadre de nos relations commerciales, nous allons inviter nos fournisseurs à nous accompagner dans cette démarche, en leur demandant de s’abonner à la plateforme declarations-legales.fr. Cela nous permettra de travailler avec eux en toute sérénité sans perdre du temps. Le coût de leur abonnement est de 219 € HT / an.


3 - IMPORTANT : LES FOURNISSEURS NE S'ABONNENT QU'UNE SEULE FOIS POUR TOUS LEURS CLIENTS (sans limite de nombre). Leurs documents seront envoyés automatiquement tous les 6 mois, à l’aide de cette plateforme, à tous leurs clients (c'est un gain de temps administratif également important pour le fournisseur).
MISE EN PLACE DE LA PROCEDURE POUR REPONDRE A L'OBLIGATION DE VIGILANCE
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NOTRE ENTREPRISE VA INFORMER PAR COURRIER LES FOURNISSEURS
Notre entreprise va envoyer aux fournisseurs ≥ à 5000 € HT un courrier pour les informer de la nouvelle procédure mise en place dans le cadre de l’obligation de vigilance et pour les inviter à s’abonner à la plateforme.
2
LA PLATEFORME VA ENSUITE LEUR ENVOYER UN MAIL D'INSCRIPTION
5 jours plus tard, la plateforme va envoyer aux fournisseurs un mail pour qu’ils puissent créer leur compte, s’abonner et télécharger leurs documents obligatoires pour répondre à notre obligation de vigilance.
3
LES FOURNISSEURS VONT ETRE APPELÉS PAR LA PLATEFORME
Les téléconseillers de la plateforme vont ainsi les accompagner pour leur inscription et le téléchargement des documents. Ils leur expliqueront ce qu’est l’obligation de vigilance et répondront à leurs questions.
CE QUE NOUS DEVONS FAIRE MAINTENANT POUR REPONDRE A NOTRE OBLIGATION DE VIGILANCE
FONCTIONNALITÉS DE LA PAGE GESTIONNAIRES
Pour vérifier la conformité fournisseurs
Télécharger la présentation des fonctionnalités de la plateforme
CONCRETEMENT NOUS DEVONS DÉSORMAIS :

1
INFORMER NOS FOURNISSEURS (CA ≥ à 5000 € HT / AN) qu’ils vont devoir nous accompagner dans cette démarche et s’abonner à la plateforme pour que nous puissions continuer de travailler avec eux sereinement sans faire prendre de risques à notre entreprise.

2
AVANT DE CONFIER A UN FOURNISSEUR UNE NOUVELLE COMMANDE, IL FAUT VERIFIER EN VOUS CONNECTANT SUR LA PLATEFORME :
1 - Que ce fournisseur est bien présent sur la plateforme
2 - Que le fournisseur est abonné et que tous ses documents sont validés.

Regardez la vidéo de présentation de la page "GESTIONNAIRES" présentant les fonctionnalités vous permettant de faire cette démarche de contrôle facilement avant de confier ou de renouveler de nouveaux marchés (ou télécharger la brochure).

Cette démarche rigoureuse est indispensable pour mettre notre entreprise à l’abri de sanctions financières lourdes en cas de manquement constaté par les organismes de contrôle.
A SAVOIR : LES GRATUITES (pour certains codes NAF) / LES AUTRES CAS DE FIGURES (réception en direct des documents ou autre plateforme)
LES FOURNISSEURS AVEC LES CODES NAF SUIVANTS ONT UN ABONNEMENT GRATUIT
1
La plateforme declarations-legales.fr étant reliée à la base SIREN, elle identifie automatiquement les activités des fournisseurs. Les architectes, maitres d'œuvres, géomètres reçoivent un lien d'adhésion gratuite. En échange de cette gratuité, ils doivent demander aux fournisseurs, qu'ils choisiront pour nous dans le cadre des travaux que nous leur confions, d'adhérer à la plateforme (les diagnostiqueurs sont exclus de ces gratuités). Les codes NAF débutant par le numéro 69 ont également un lien gratuit - Activités juridiques (avocats, notaires, huissiers...) et comptables… (Expert-comptable, commissaire aux comptes...).
SI UN DE NOS FOURNISSEURS NOUS INDIQUE ETRE SUR UNE AUTRE PLATEFORME (2 CAS DE FIGURES)
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CAS N° 1 : Si un de nos fournisseurs utilise une des deux plateformes payantes pour lui : ATTESTATION LEGALE ou ACTRADIS, le fournisseur n'a rien à faire puisque la plateforme declarations-legales.fr fait partie du même groupe et est ainsi reliée à ces 2 plateformes
CAS N°2 : Si un de nos fournisseurs utilise une plateforme gratuite pour lui MAIS PAYANTE pour les donneurs d'ordres : E-ATTESTATION / PROVIGIS / MYPROCUREMENT, notre Cabinet n’ayant pas choisi de financer la gestion de cette obligation de vigilance, il faut lui demander d'adhérer à declarations-legales.fr pour nous accompagner. Modèle de mail (modifiable) à envoyer à ce fournisseur : MODELE DE MAIL (modifiable)
LES FOURNISSEURS NOUS ENVOIENT DIRECTEMENT LEURS DOCUMENTS PAR MAIL OU PAR COURRIER
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La plateforme declarations-legales.fr ne prend pas en charge les documents envoyés par mail ou par courrier. Chaque fournisseur doit créer son compte sur la plateforme, y adhérer et télécharger ses documents sur son espace sécurisé. Si le fournisseur ne s'abonne pas, nous allons donc devoir faire manuellement la procédure et passer du temps à faire les vérifications et authentifications nécessaires : 1. Vérifier que nous avons bien tous les documents exigés par la règlementation 2. Aller sur les sites URSSAF, RSI, MSA pour vérifier manuellement leurs validités ATTENTION DANS CE CAS il nous faudra compter 2 à 3 heures par an et par fournisseur.MODELE DE MAIL (modifiable)
Télécharger la présentation de la mise en place de la procédure
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